Miesięczny raport wykonywany na podstawie danych pobranych z kart kierowców i tachografów cyfrowych/analogowych. Pełna kalkulacja wszystkich aktywności kierowcy z wyliczeniem całkowitego czasu pracy,  z podziałem na czas jazdy, inną pracę, przerwy 15 min., dyspozycje zaliczane do czasu pracy, dyżury 50%, odpoczynki dobowe (w tym dzienne), uzupełnienia z oddawania nadgodzin (bez wniosku pracownika), czas płatny pracy, czas pracy w godzinach nocnych, nadgodziny do wypłaty z podziałem na : nadgodziny podstawy 50%,  nadgodziny podstawy 100%, nadgodziny dodatki 50%, nadgodziny dodatki 100%, kalkulacja oddanych nadgodzin w czasie wolnym bez wniosku pracownika.

Co więcej, każde ze składników powyżej obliczane jest odpowiednio dla innych krajów Unii Europejskiej, w tym: Niemcy, Francja, Holandia, Austria, Belgia, Włochy,  Finlandia, Norwegia oraz Luksemburg. Dzięki temu, mamy pewność, że czas pracy będzie obliczony prawidłowo również poza granicami Polski.

Raport jest przejrzysty, łatwy do zrozumienia, składniki są sumowane z miesiąca na miesiąc, a następnie zliczone pod koniec okresu rozliczeniowego.  Dzięki temu w prosty sposób można zrozumieć, skąd biorą się kwoty ryczałtów należnych w wynagrodzeniach kierowców.

Uwaga! Aby poprawnie wyliczyć pełną ewidencję czasu pracy wymagane jest minimum 1 miesiąc + 1 dzień pobranych danych. Z tego względu prosimy o sumienne wykonywanie odczytów z kart i tachografów.

Na podstawie danych z kart kierowców oraz kart delegacyjnych tworzymy 3 dokumenty delegacyjne dla firmy Klienta, w tym: polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie szczegółowe podróży służbowej oraz zestawienie rozliczonych podróży służbowych wszystkich pracowników. Delegacje rozliczane są precyzyjnie, uwzględniając dokładny czas wyjazdu z bazy i powrotu do bazy bazując na kartach delegacyjnych wypełnionych przez kierowców oraz firmę.

Polecenie wyjazdu służbowego to tradycyjny dokument, który zawiera m.in. numer podróży służbowej, dane pracownika delegowanego, miejsce docelowe podróży służbowej, datę wystawienia i okres trwania delegacji, numer rejestracyjny pojazdu, dokładny czas wyjazdu z bazy, przekroczenia granic Polski oraz przyjazdu, oraz rachunek kosztów podróży w PLN z wyodrębnieniem kosztów diety, ryczałtów za nocleg, wydatków dodatkowych.

Rozliczenie szczegółowe podróży służbowej jest najdokładniejszym dokumentem delegacyjnym, który generujemy dla Klienta. W tym przypadku wyodrębniany jest każdy z dni delegacji z informacją o: datach i godzinach wyjazdu, przekroczenia granic, noclegów, przyjazdów, następnie z podziałem na państwa, w których kierowca nocował, dokładnej stawce ryczałtów w danych krajach, z numerem przeliczenia walut na ostatni dzień delegacji wg tabeli Narodowego Banku Polskiego wraz z podanym kursem waluty i jej przeliczeniem na PLN. W podsumowaniu obliczony jest czas podróży w kraju, czas podróży za granicą z pełną kalkulacją ryczałtów noclegowych w PLN. Następnie zdefiniowane są diety krajowe i zagraniczne z podziałem na państwo, liczbę diet (z dokładnością do ułamków), stawka dla danego kraju i jak w przypadku ryczałtów numer z tabeli NBP wraz ze stawką kursu i jej przeliczeniem na PLN. Na koniec podana jest pełna kwota rozliczenia danej podróży służbowej.

Trzecim dokumentem, który generujemy dla firm, jest zestawienie rozliczeń podróży służbowych. Rozliczenia podróży służbowych, które do tej pory wygenerowaliśmy dla każdego pracownika indywidualnie, tym razem zamieszczamy w tabeli, która podsumowuje koszty wszystkich delegacji w ciągu miesiąca. Jest to łatwy do zrozumienia dokument, który przekazujemy księgowym do rozliczeń podatkowych.

Aby ograniczyć przekroczenia jak i zwiększyć świadomość kierowców na temat ustawy o czasie pracy, tworzymy dla Państwa raport zawierający wszystkie złamane przepisy przez kierowców w danym okresie. Program 4Trans, który posiadamy, tworzy raport i automatycznie sprawdza wszelkie dostarczone dane weryfikując aktywność kierowcy. Tym samym jest to niezwykle precyzyjny dokument (system okazuje się dokładniejszy, niż ludzkie oko), który da nam taki sam wynik przekroczeń, jak w momencie kontroli inspekcji państwowych. Co więcej, dzięki weryfikacji przewinień, możemy kontrolować kierowców, a tym samym mieć podstawy do zwolnień w razie braku poprawy. 

Dokument zawiera m.in. dokładne daty i godziny „od-do”, kiedy nastąpiło dane przekroczenie, czas jego trwania, norma wg prawa, typ naruszenia wg taryfikatora ITD i jego krótki opis, poziom przewinienia oraz kara w PLN jaką zapłaciłby kierowca, przedsiębiorstwo lub zarządzający za dane przewinienie. W podsumowaniu obliczany jest współczynnik ryzyka wraz z pełną punktacją przewinień wg ich poziomu oraz suma kar, którą należałoby zapłacić w czasie kontroli danego okresu z podziałem na kierowcę, zarządzającego i przedsiębiorstwo. 

Do każdego raportu naruszeń dołączamy pełny spis wszystkich naruszeń wg ITD oraz tabelę przewinień z pełną punktacją naruszeń oraz przedłożoną podstawą prawną, z której dane przewinienie wynika. Punktacja dzieli się wg kwalifikacji na: najpoważniejsze naruszenia, bardzo poważne naruszenia, poważne naruszenia oraz naruszenia mniejszej wagi. Jest to bardzo istotne, z jakim rodzajem naruszenia mamy do czynienia, gdyż mniej ważna staje się kwota kary za naruszenie, jeśli poziom naruszenia jest wysoki, co grozi dobrej reputacji naszej firmy, a w konsekwencji może się okazać, że utracimy licencję przewoźnika.