Miesięczny raport wykonywany na podstawie danych pobranych z kart kierowców i tachografów cyfrowych/analogowych. Pełna kalkulacja wszystkich aktywności kierowcy z wyliczeniem całkowitego czasu pracy,  z podziałem na czas jazdy, inną pracę, przerwy 15 min., dyspozycje zaliczane do czasu pracy, dyżury 50%, odpoczynki dobowe (w tym dzienne), uzupełnienia z oddawania nadgodzin (bez wniosku pracownika), czas płatny pracy, czas pracy w godzinach nocnych, nadgodziny do wypłaty z podziałem na : nadgodziny podstawy 50%,  nadgodziny podstawy 100%, nadgodziny dodatki 50%, nadgodziny dodatki 100%, kalkulacja oddanych nadgodzin w czasie wolnym bez wniosku pracownika.

Co więcej, każde ze składników powyżej obliczane jest odpowiednio dla innych krajów Unii Europejskiej, w tym: Niemcy, Francja, Holandia, Austria, Belgia, Włochy,  Finlandia, Norwegia oraz Luksemburg. Dzięki temu, mamy pewność, że czas pracy będzie obliczony prawidłowo również poza granicami Polski.

Raport jest przejrzysty, łatwy do zrozumienia, składniki są sumowane z miesiąca na miesiąc, a następnie zliczone pod koniec okresu rozliczeniowego.  Dzięki temu w prosty sposób można zrozumieć, skąd biorą się kwoty ryczałtów należnych w wynagrodzeniach kierowców.

Uwaga! Aby poprawnie wyliczyć pełną ewidencję czasu pracy wymagane jest minimum 1 miesiąc + 1 dzień pobranych danych. Z tego względu prosimy o sumienne wykonywanie odczytów z kart i tachografów.

Na podstawie danych z kart kierowców oraz kart delegacyjnych tworzymy 3 dokumenty delegacyjne dla firmy Klienta, w tym: polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie szczegółowe podróży służbowej oraz zestawienie rozliczonych podróży służbowych wszystkich pracowników. Delegacje rozliczane są precyzyjnie, uwzględniając dokładny czas przekroczenia granic bazując na kartach delegacyjnych wypełnionych przez kierowców, bądź bazując na raporcie przekroczenia granic z systemu GPS (jeżeli takowy firma posiada).

Polecenie wyjazdu służbowego to tradycyjny dokument, który zawiera m.in. numer podróży służbowej, dane pracownika delegowanego, miejsce docelowe podróży służbowej, datę wystawienia i okres trwania delegacji, numer rejestracyjny pojazdu, dokładny czas wyjazdu z bazy, przekroczenia granic Polski oraz przyjazdu, oraz rachunek kosztów podróży w PLN z wyodrębnieniem kosztów diety, ryczałtów za nocleg, wydatków dodatkowych.

Rozliczenie szczegółowe podróży służbowej jest najdokładniejszym dokumentem delegacyjnym, który generujemy dla Klienta. W tym przypadku wyodrębniany jest każdy z dni delegacji z informacją o: datach i godzinach wyjazdu, przekroczenia granic, noclegów, przyjazdów, następnie z podziałem na państwa, w których kierowca nocował, dokładnej stawce ryczałtów w danych krajach, z numerem przeliczenia walut na ostatni dzień delegacji wg tabeli Narodowego Banku Polskiego wraz z podanym kursem waluty i jej przeliczeniem na PLN. W podsumowaniu obliczony jest czas podróży w kraju, czas podróży za granicą z pełną kalkulacją ryczałtów noclegowych w PLN. Następnie zdefiniowane są diety krajowe i zagraniczne z podziałem na państwo, liczbę diet (z dokładnością do ułamków), stawka dla danego kraju i jak w przypadku ryczałtów numer z tabeli NBP wraz ze stawką kursu i jej przeliczeniem na PLN. Na koniec podana jest pełna kwota rozliczenia danej podróży służbowej.

Trzecim dokumentem, który generujemy dla firm, jest zestawienie rozliczeń podróży służbowych. Rozliczenia podróży służbowych, które do tej pory wygenerowaliśmy dla każdego pracownika indywidualnie, tym razem zamieszczamy w tabeli, która podsumowuje koszty wszystkich delegacji w ciągu miesiąca. Jest to łatwy do zrozumienia dokument, który przekazujemy księgowym do rozliczeń podatkowych.

Niezwykle ważny dokument jakim jest rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów chroni przewoźników przed kolosalnymi karami nakładanymi przez zagraniczne inspekcje kontrolne. M.in. w takich państwach jak Niemcy, Francja, Austria, Włochy, Belgia, Holandia, Luksemburg, Finlandia oraz Norwegia wymagane jest, aby na czas pracy przypadający w danych krajach wyrównano płacę kierowców do stawki minimalnej tam obowiązującej. Dokument, który generujemy dla Klienta jest dwujęzyczny, w języku polskim oraz w języku urzędowym danego kraju. Automatycznie jesteśmy wolni od niepotrzebnych zmartwień takich jak tłumaczenie dokumentów na potrzeby kontroli zagranicznej. 

Przy obliczaniu czasu pracy na terenie danego kraju identyfikujemy czy dany czas pracy dotyczył rozładunku/załadunku towarów dla miejsca docelowego w danym kraju, kabotażu, czy też tranzytu. Dzięki temu możemy ograniczyć koszty i poprawnie wyliczyć wyrównanie do płacy minimalnej w danym państwie. 

Generowany dokument zawiera (w zależności od kraju dla którego jest wykonywany raport) takie informacje jak: dokładne daty i godziny wjazdu/wyjazdu z zagranicznego kraju w danym miesiącu, staż pracy danego pracownika, dzienny całkowity czas pracy, czas amplitudy, czas pracy w godzinach nocnych, godziny równoważne 25%, nadgodziny 50%, czas pracy w niedzielę i święta. Dla podsumowanego już czasu pracy obliczamy koszty podróży i wynagrodzenie za czas pracy równe stawce obowiązującej w danym kraju. Następnie odejmujemy polskie wynagrodzenie we wskazanym okresie oraz świadczenia z tytułu podróży służbowych, a te podsumowane daje nam wyrównanie do płacy minimalnej w danym kraju.  Raport, który generujemy zawiera również rozliczenie szczegółowe podróży służbowej, wraz z przeliczeniem waluty polskiej na walutę danego kraju.

Aby ograniczyć przekroczenia jak i zwiększyć świadomość kierowców na temat ustawy o czasie pracy, tworzymy dla Państwa raport zawierający wszystkie złamane przepisy przez kierowców w danym okresie. Program 4Trans, który posiadamy, tworzy raport i automatycznie sprawdza wszelkie dostarczone dane weryfikując aktywność kierowcy. Tym samym jest to niezwykle precyzyjny dokument (system okazuje się dokładniejszy, niż ludzkie oko), który da nam taki sam wynik przekroczeń, jak w momencie kontroli inspekcji państwowych. Co więcej, dzięki weryfikacji przewinień, możemy kontrolować kierowców, a tym samym mieć podstawy do zwolnień w razie braku poprawy. 

Dokument zawiera m.in. dokładne daty i godziny „od-do”, kiedy nastąpiło dane przekroczenie, czas jego trwania, norma wg prawa, typ naruszenia wg taryfikatora ITD i jego krótki opis, poziom przewinienia oraz kara w PLN jaką zapłaciłby kierowca, przedsiębiorstwo lub zarządzający za dane przewinienie. W podsumowaniu obliczany jest współczynnik ryzyka wraz z pełną punktacją przewinień wg ich poziomu oraz suma kar, którą należałoby zapłacić w czasie kontroli danego okresu z podziałem na kierowcę, zarządzającego i przedsiębiorstwo. 

Do każdego raportu naruszeń dołączamy pełny spis wszystkich naruszeń wg ITD oraz tabelę przewinień z pełną punktacją naruszeń oraz przedłożoną podstawą prawną, z której dane przewinienie wynika. Punktacja dzieli się wg kwalifikacji na: najpoważniejsze naruszenia, bardzo poważne naruszenia, poważne naruszenia oraz naruszenia mniejszej wagi. Jest to bardzo istotne, z jakim rodzajem naruszenia mamy do czynienia, gdyż mniej ważna staje się kwota kary za naruszenie, jeśli poziom naruszenia jest wysoki, co grozi dobrej reputacji naszej firmy, a w konsekwencji może się okazać, że utracimy licencję przewoźnika.

Wg aktualnych wymogów, w zależności od rodzaju przewozów, dokonujemy zgłoszeń kierowców w niżej wymienionych krajach, oraz mamy pełną kontrolę nad wygasaniem ważności zgłoszeń, dzięki czemu unikniemy opóźnień i ewentualnych za to kar:

Niemcy:

Kierowcy zostają zgłoszeni na portalu:  www.meldeportal-mindestlohn.de maksymalnie do 6 miesięcy. Dzięki naszej kompleksowej obsłudze, mają Państwo pewność, że praca kierowców w Waszych przedsiębiorstwach jest zgodna z prawem MiLog. 

Austria: 

Zgłoszenia dokonujemy na platformie:  www4.formularservice.gv.at, gdzie wypełniamy formularz, który daje nam możliwość zgłoszenia kierowcy na okres 6 miesięcy do wykonywania przewozów na terenie Austrii.

Francja:

W przypadku francuskiego systemu  www.sipsi.travail.gouv.fr, zgłoszenia dokonuje sam Przedstawiciel we Francji reprezentujący Państwa firmę w tymże kraju. W związku z naszą ścisłą współpracą, mamy pewność, że kierowcy posiadają niezbędne dokumenty w przypadku francuskich delegacji oraz otrzymują wsparcie podczas kontroli zagranicznej od Przedstawiciela oraz naszej firmy. Zgłoszenie obowiązuje na maksymalnie 6 miesięcy,  natomiast wsparcie reprezentanta obowiązuje przez kolejne 18 miesięcy po zakończeniu delegacji danego kierowcy. 

Holandia:

www.meldloket.postedworkers.nl to holenderski portal zgłoszeniowy. W przypadku firm transportowych i stałych zleceń w Holandii istnieje możliwość zgłoszenia kierowców na 1 rok. W momencie zdecydowania się na kompleksową obsługę, wyznaczamy również nieodpłatnie Przedstawiciela, który w razie kontroli dostarczy niezbędnych dokumentów płacowych inspektorom holenderskim.

Belgia:

Zgłoszenia kierowcy dokonujemy również w przypadku zleceń dla belgijskiego klienta. W tym przypadku maksymalny okres delegacji to 24 miesiące. Ponadto, w deklaracji Limosa należy wskazać dane dotyczące belgijskiej firmy, z którą współpracujemy oraz obszar geograficzny lub adres, gdzie rozładunki/załadunki będą się odbywać. Portal, gdzie składamy deklarację to: www.limosa.be

Włochy:

W tym przypadku, deklaracji zgłoszeniowej należy dokonać w przypadku kabotażu na terenie Włoch (zwolnieni są Ci, którzy dokonują tylko załadunku/bądź rozładunku). Rejestrujemy kierowcę na stronie www.cliclavoro.gov.it na maksymalnie 3 miesiące. Należy pamiętać, że włoskie władze wymagają również umowy o pracę oraz dokumentacji płacowej w języku włoskim. Obowiązuje również wskazanie Przedstawiciela, który umożliwi kontakt ze służbami kontrolnymi.

Luksemburg:

Od stycznia 2018r. obowiązek zgłaszania delegowanego kierowcy uległ zawieszeniu. Wg oficjalnych informacji, zwolnienie obowiązuje do odwołania, do momentu wprowadzenia jednolitych przepisów i regulacji o zasięgu UE. Wcześniej natomiast zgłoszenie obowiązywało transport międzynarodowy oraz kabotaż na terenie Luksemburgu, na czas trwania jednej podróży służbowej. System zgłoszeniowy znajduje się pod adresem: edetach.itm.lu.

Norwegia:

Transport podlegający obowiązkowi zgłaszania kierowców to kabotaż oraz transport mieszany na rzecz norweskiego kontrahenta. 

Przetłumaczone dokumenty to nadal jeden z najważniejszych elementów podczas sukcesywnej kontroli zagranicznej. My przygotowujemy dla Państwa pracowników tłumaczenia m.in. umów o pracę, aneksów, informacji o warunkach zatrudnienia na j. angielski oraz j. francuski, dzięki czemu kontrola służb zagranicznych przebiegnie bezproblemowo. Wg aktualnych wymogów tłumaczenia przysięgłe nie są wymagane, dzięki temu my możemy sporządzić tłumaczenia zwykłe wliczone w cenę rozliczania kierowcy, a Państwo zaoszczędzą zbędnych kosztów.